Производственный календарь – утвержденный на государственном уровне список рабочих и нерабочих дней, представляющий собой таблицу, напоминающую обычный календарь, в который дополнительно внесены данные о числе календарных, дней, рабочих, выходных и праздниках. Они представлены за месяц, за квартал, и в целом за год.

В программе 1С 8.3 ЗУП на него ориентируются в учете отработанного сотрудниками времени, в расчете зарплаты, а также отпускных и больничных. Он составляется на каждый год и своевременное заполнение календаря в 1С 8.3, до начала нового календарного года, обязательно, чтобы избежать ошибок в начислении зарплаты сотрудникам. Актуальный календарь можно посмотреть и скачать на сайтах различных справочно-информационных систем.

Местонахождение в ЗУП

В конфигурации календарь можно найти двумя способами.

Первый – из главного меню программы надо перейти во «Все функции». По умолчанию данный пункт не включен в основной список, поэтому мы добавим его самостоятельно*. Для этого выбираем «Сервис», затем «Параметры».

Рис.1

Там мы проставляем галочку напротив «Отображения «Всех функций».

*Добавить в меню эту команду могут только те пользователи, которые имеют полные права администратора.

Рис.2

Теперь она появилась у нас в Главном меню.

Рис.3

В «Справочниках» выбираем нужный нам тип календаря.

Рис.4

Второй – через меню «Настройка» - «Предприятие».

Рис.5

Изначально в программу включен календарь с именем «Российская Федерация». Настраивают его, как правило, один раз на каждый календарный год.

Рис.6

Обновление и заполнение производственного календаря в 1С ЗУП 8.3 для удобства пользователей происходит в соответствии с законодательными нормами. Мы должны выбрать год при помощи кнопок со стрелочками и нажать «Заполнить по умолчанию», так как изначально наш календарь пустой. Перед нами появляется заполненная форма с указанием рабочих, выходных, праздничных и предпраздничных дней, а также информацию о переносах, которая в качестве справки указана рядом.

Рис.7

Для наглядности в календаре применяются разные цвета:

• Для рабочих дней – черный;
• Для праздничных – розовый;
• Для предпраздничных – синий;
• Для субботы – бордовый;
• Для воскресенья – красный.

Если в ЗУП находится только один календарь «Российская Федерация», то он будет работать по умолчанию для всех фирм, учет по которым ведется в ЗУП. Если применяется несколько календарей, то это надо не забывать учитывать при заполнении графиков работы сотрудников, чтобы избежать некорректного расчета зарплаты и других начислений.

Случаются ситуации, когда надо внести поправки в производственный календарь, например, определенный день был назначен региональным праздником, поэтому в программе его статус надо поменять с «рабочего» на «праздничный». Для этого выделяем нужный нам день в календаре и жмем кнопку «Изменить» вверху формы.

Рис.8

Появляется окно выбора значения. Мы выбираем «Праздник».

Рис.9

В календаре день становится праздничным, меняется его цвет. Далее меняем день накануне на «Предпраздничный», чтобы программа правильно посчитала рабочие часы, так как в предпраздничный день рабочее время сокращается на один час.

Рис.10

Итак, предпраздничный день выделен синим, а праздничный – розовым. Теперь изменится количество рабочих часов в месяце, и программа будет корректно считать все начисления.

Рис.11

Перенос дней осуществляется так же, как изменение. Выбираем день и нажимаем кнопку «Перенести день».

Рис.12

Появляется окно «Выбор даты переноса». Выбираем нужную, и нажимаем ОК.

Рис.13

После переноса цвет дней тоже меняется, а также меняется количество рабочих часов в месяцах, претерпевших изменения.

После внесения всех необходимых изменений обязательно нажимаем кнопку «Записать» или «Записать и закрыть», чтобы изменения сохранились.

Рис.14

Рассматриваемый календарь составляется один раз в год, поэтому его можно будет распечатать и всегда держать «на виду», чтобы быстро отвечать на вопросы сотрудников. Программа 1С позволяет сформировать удобную наглядную форму для печати. Чтобы ее получить, нажимаем кнопку «Печать». На ней мы можем увидеть всю информацию по всем типам дней, количество часов при 40-, 36- и 24-часовой рабочей неделе, а также среднемесячное количество часов.

Рис.15

Если нам нужно восстановить первоначальное заполнение календаря, воспользуемся кнопкой «Заполнить по умолчанию», тогда все наши изменения и переносы дней аннулируются.

Несколько календарей в одной базе

Если учет сразу по нескольким фирмам ведут в одной программе, или их филиалы находятся в разных субъектах РФ, которые, в свою очередь, имеют собственные праздники, число рабочих дней, выходных и праздников будет отличным от общепринятого классификатора (например, у республик Татарстан и Башкортостан есть праздники, которых нет в общероссийском календаре).

Из-за этого появляется необходимость в создании нескольких Производственных календарей в одной программе 1С. Добавить их самостоятельно довольно просто, поскольку в ЗУП предустановлены календари с учетом регионального законодательства.

Найти и заполнить такой календарь можно, как и общероссийский. Выбираем «Создать», далее «По классификатору».

Рис.16

Появляется список календарей для подбора. Выбираем нужный нам и жмем «Выбрать».

Рис.17

Выбранный нами календарь отобразится в общем списке. Заходим в него и заполняем, как описано выше.

Рис.18

Помимо предустановленных можно создавать собственный календарь. Для этого в меню «Производственные календари» выбираем «Создать», затем «Новый».

Рис.19

Перед нами откроется совершенно новая, незаполненная форма календаря. Надо заполнить его наименование, код (указывается произвольно), календарный год, обязательно указать, является ли он региональным, если да, то указать основной федеральный календарь.

Рис.20

Заполняем этот календарь, нажав «Заполнить по умолчанию», а затем настраиваем его при помощи кнопок «Изменить день» и «Перенести день», отмечаем праздничные и предпраздничные дни, обозначаем перенос праздничных дней. Далее нажимаем кнопку «Записать» или «Записать и закрыть».

Информация в производственном календаре связана с основным графиком работы в ЗУП. Если в рабочей неделе 40 часов, основной график совпадает с ним, а значит – правильно заполненные данные гарантируют бухгалтеру работу без ошибок. Именно поэтому так важно контролировать правильность его заполнения перед началом нового календарного года.

Сервис 1С Бухгалтерия предусматривает возможность внесения календаря. При этом работа с ним остается идентичной для большинства программных продуктов, создаваемых на базе 1С.

Производственный календарь играет в работе значительную роль. Он востребован в различных сферах, например, позволяет произвести расчеты числа банковских дней при оформлении кредитов или определить количество рабочих дней персонала.

В случае, если графикам работы не уделять должного внимания, не исключено появление ошибок, способных серьезно сказаться на качестве ведения на предприятии бухгалтерского учета. К их числу необходимо отнести:

• «Невозможно определить ближайшую рабочую дату для даты…»
• «График работы РФ не заполнен с даты…»
• «Нет рабочих дней в заданном периоде».

Заполнение производственного календаря

Чтобы добраться до производственного календаря, пользователю потребуется перейти в раздел «Все функции». Он находится в главном меню и включает в себя существующие в программе функции, собранные для удобства в алфавитной последовательности.

«Производственный календарь» располагается в составе группы «Справочники».

После этого в распоряжении бухгалтера оказывается интерфейс, обеспечивающий возможности работы с календарем. В отдельных случаях календарь уже может существовать по умолчанию, в других случаях его придется создавать заново клавишей «Создать».

С правой стороны экрана выбирается интересующий год, после чего можно приступать к непосредственным его настройкам. Сделать это можно с использованием кнопки «Заполнить по умолчанию». После этого система будет заполнена автоматически на основе информации, существующей в интернете на специализированных сайтах, остается только внести коррективы, необходимые для пользователя.

Взять сведения можно, например, с сайта «Консультант плюс».

Для того, чтобы сделать перенос праздничной даты, например, в период длительных новогодних праздников, изобилующих переносами, необходимо кликнуть правой клавишей мыши, после чего из списка выбрать вариант «Перенести день».

Далее выбирается число, на которое делается перенос, после чего изначальный день становится рабочим. С учетом того, что данный день является просто выходным, необходимо еще раз выбрать вариант «Перенести день» и установить для него необходимый день недели. В результате в календаре выходными становятся оба дня.

В правой части календаря отражена информация обо всех переносах, совершенных пользователем.

После того, как все необходимые корректировки выполнены, кнопкой «Записать» происходит сохранение изменений.

После этого в программе 1С будет проходить грамотное отражение календаря.

Ежегодно производственный календарь утверждается постановлением правительства. Данным постановлением так же при необходимости переносятся праздничные дни.

В программе заполнение производственного календаря обязательно, так как в противном случае система не сможет корректно выполнять множество своих функций. При попытке воспользоваться функционалом, где требуется наличие заполненного производственного календаря, программа будет выдавать ошибку. График работы используется при начислениях сотрудникам, ведении штатного расписания, для расчета рабочих и банковских дней и во многих других действиях.

В нашей статье мы покажем на примере заполнение производственного календаря в программе 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0. Механизм типовой и является универсальным для большинства конфигураций и версий платформ. По нему в 1С заполняется график работы сотрудников.

Где найти производственный календарь в 1С 8.3? Зайдите в меню «Все функции», если оно у вас доступно. В противном случае вашей учетной записи может не хватать всех прав, либо данное меню не включено в настройках (в главном меню: Параметры — Сервис).

В открывшемся окне перейдите к справочникам и откройте «Производственные календари».

Перед вами откроется список созданных ранее графиков работы. По умолчанию у нас уже есть один с названием «Российская Федерация». Мы откроем именно его. Данный календарь является общегосударственным, заполняется на основании действующего законодательства и хранит данные сразу за несколько лет.

В открывшейся форме укажите год, на который вы ходите заполнить производственный календарь в 1С. В нашем случае это 2017 год.

Изначально наш календарь не был заполнен. Об этом свидетельствует то, что все даты обозначены красным цветом. Для автоматического заполнения календаря нажмите на соответствующую кнопку.

На текущий год автозаполнение календаря производится из утвержденных сведений о рабочих днях, праздниках и переносах праздничных дней, на будущие годы — согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации.

Заполненный по умолчанию производственный календарь будет выглядеть так, как показано на рисунке ниже. В правой части отображаются переносы дней.

• черным цветом отмечены рабочие дни;
• темно-красным — субботы;
• красным — воскресенья;
• синим – предпразничные сокращенные дни;
• а розовым – праздничные.

Иногда на предприятиях утверждаются собственные производственные календари и переносы праздничных дней. Ниже описано, как это можно сделать в 1С.

Изменение дней

Для того чтобы изменить какой-либо день, выберите его и нажмите на кнопку «Изменить день». После этого перед вами откроется выпадающий список, где можно будет выбрать новый вид.

Перенос дней

Для переноса дня так же выберите его в календаре и нажмите на одноименную кнопку. Перед вами откроется форма, в которой необходимо указать на какой день будет осуществлен перенос, после чего нажать на кнопку «ОК».

От того, как настроен данный документ в программе, зависит формирование графиков выполнения сотрудниками своих обязанностей, что непосредственно влияет на их заработную плату, поэтому корректность его заполнения следует обязательно контролировать перед каждым новым годом.

Стандартными настройками предусмотрено, что для учета времени сотрудников применяется календарь хозяйственной деятельности, который используется и утвержден в Российской Федерации. Найти его в 1С Бухгалтерия 8.3 можно в разделе, где содержатся все функции, подраздел со справочниками. В программе присутствует документ, в котором уже обозначены все праздники и установленные, исходя из этого, переносы рабочих дней. Он заполняется автоматически при установке обновления в рамках 1С ИТС. Чтобы в календаре хозяйственной деятельности было проще ориентироваться, используется цветовое выделение дней.

Конфигурацией предусмотрено, что календарь хозяйственной деятельности является единым, и применяется для всех компаний, операции которых отражаются в программе.

Производственный календарь рекомендуется настраивать ежегодно. Для этого достаточно выбрать год, в котором будет действовать документ. Сделать это можно с помощью кнопок по увеличению или уменьшению числа. В 1С Бухгалтерия все утвержденные законодательством изменения времени работы отражаются автоматически. Так, в соответствии с решениями Правительства РФ, в 2018 году устанавливаются следующие общегосударственные переносы выходных или праздников:

• увеличивается количество выходных на 8 марта и 1 мая;
• предоставляется дополнительный выходной 11 июня;
• перенесен выходной на 31 декабря.

Также необходимо помнить, что в соответствии с требованиями ТК РФ, праздничный день 4 ноября, поскольку совпадает с выходным, перенесен на 5 ноября. Сведения обо всех изменениях в датах работы можно увидеть справа в окне с календарем хозяйственной деятельности.

В случае возникновения необходимости переноса выходного дня, когда он совпадает с праздником, требуется выполнить в 1С Бухгалтерия следующие действия:

• выделить дату в календаре, которую потребовалось перенести, нажав на ней правую кнопку манипулятора;
• в раскрывшемся меню выбрать действие по переносу дня;
• определить в открывшемся окне число и месяц, когда планируется выходной.

Данную процедуру можно проделать также с помощью специальной кнопки по переносу дат. Она находится в верхней панели документа. Если выходной не совпадает с праздником, его также можно перенести. Порядок действий в таком случае не меняется.

В некоторых регионах устанавливаются свои праздники, в которые решением местных органов власти могут быть предоставлены дни отдыха. В такой ситуации, чтобы установить дополнительный выходной, следует также выбрать нужную дату в календаре с помощью правой кнопки манипулятора, и выбрать действие по изменению дня. В качестве вида такого дня необходимо указать, что это праздник. Данную операцию также можно выполнить с помощью нажатия на одноименную кнопку в верхней панели документа. Если назначение какого-либо дня праздником сделано ошибочно, то следует его также выделить с помощью правой кнопки манипулятора, запустить действие по изменению дня и указать правильное его значение (рабочий, выходной или предпраздничный).

В случае возникновения потребности обозначить дату в качестве предпраздничной, ее также следует выделить с помощью правой кнопки манипулятора, выбрать раздел меню для изменения назначения дня, и указать в качестве вида - предпраздничный. Такая процедура также доступна при нажатии на одноименную кнопку в панели команд наверху документа. Отменить данное действие можно с помощью обратной операции. Необходимо выделить дату, назначение которой требуется изменить, вызвать меню с помощью нажатия правой кнопки манипулятора, и определить нужный вид - рабочий или выходной день, или праздник (данная операция доступна и после нажатия одноименной кнопки в верхней панели документа).

Чтобы сохранить внесенные изменения, следует их записать с помощью одноименной кнопки. Осуществлять корректировку календаря хозяйственной деятельности целесообразно только в случае, когда сведения, в нем содержащиеся, необходимы для составления бюджета или каких-либо других планов, но официально он еще не утвержден, а значит, в 1С Бухгалтерия 8.3 он еще отсутствует. После того, как будет принят и опубликован документ, утверждающий все переносы, производственный календарь автоматически актуализируется в процессе установки обновлений.

Если изменений было произведено несколько, и все их зафиксировать сложно, то есть процедура восстановления первоначальных значений. Для этого необходимо запустить обработку «Заполнить по умолчанию». Она сформирует календарь хозяйственной деятельности, исходя из продолжительности рабочей недели в пять дней с учетом имеющихся данных по переносу дат праздников.

Распечатать календарь хозяйственной деятельности можно с помощью одноименной кнопки. На бумажной версии документа будут присутствовать данные о том, сколько в выбранном году будет рабочих, выходных и праздничных дней. Также будет информация о количестве часов при различных типах рабочей недели. Данные сведения требуются, чтобы облегчить в 1С Бухгалтерия учет времени выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей.

В данной статье мы рассмотрим, каким образом за 5 минут заполнить производственный календарь (или график работы) на 2018 год в программе 1С Бухгалтерия 3.0 на платформе 8.3 (8.2). Механизм работы в календарными графиками аналогичен для всех конфигураций, поэтому инструкция подойдет и для Управление торговлей 11, ЗУП 3.0, Управление небольшой фирмой и т.д.

Начнем с того, зачем вообще нужен производственный календарь в 1С? А нужен он, например, для того, чтобы рассчитать количество банковских дней для займов или работать с табелем учета рабочего времени и других функций.

Если игнорировать заполнение графика работы в 1С, можно получить такие ошибки системы:

• Невозможно определить ближайшую рабочую дату для даты ….., возможно, график работы не заполнен.
• График работы «Российская Федерация» не заполнен с даты ….
• Нет рабочих дней в заданном периоде.

Например, 9 января в 2018 году — праздничный день, который перенесен с 3 января. Для отражения этого нажимаем правой кнопкой на третье января и выбираем «Перенести день»: